Pemkot Jambi Musnahkan Belasan Ribu Arsip

Jambi – Pemerintah Kota Jambi kembali musnahkan berbagai arsip yang tidak lagi memiliki nilai guna atau telah melampaui jangka waktu penyimpanan (retensi) arsip. Melalui Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi, sebanyak 13.514 arsip yang berada pada enam organisasi perangkat daerah (OPD) Pemkot Jambi dimusnahkan pada Senin pagi (31/7/2023).

Pemusnahan dilakukan secara simbolis oleh Wakil Wali Kota Jambi, Dr. dr. H. Maulana, MKM, didampingi Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi, Arzi Effendi, S.H., dan OPD Pemkot Jambi.

Pemusnahan arsip ini merupakan salah satu program untuk mengurangi jumlah arsip sehingga tercipta efisiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan kearsipan di tiap instansi.

"Pemusnahan ini sebagai bagian proses penyelenggaraan arsip daerah. Apalagi Kota Jambi selalu mendapatkan penghargaan dari arsip nasional dengan kategori memuaskan, dan tahun mendatang menargetkan kategori sangat memuaskan," ujar Maulana, Wakil Wali Kota Jambi.

Adapun arsip-arsip di enam OPD yang dimusnahkan tersebut sudah dipilah oleh Arsiparis dan diteliti sehingga layak dimusnahkan.

“Ini juga dilakukan untuk mengembangkan tata kelola arsip yang baik di lingkungan Pemkot Jambi. OPD lain nanti menyusul,” sebut Wakil Wali Kota Jambi itu.

Bukan sekedar untuk mewujudkan efisiensi dan efektifitas. Pemusnahan arsip disebutkan Kadis Kearsipan dan Perpustakaan Kota Jambi, Arzi Efendi adalah upaya untuk menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip dari pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab.

"Maksud dilaksanakannya pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna adalah untuk efisiensi dan efektivitas kerja. Sedangkan tujuannya adalah mengurangi jumlah volume arsip yang tidak memiliki nilai guna dan memberikan tempat bagi arsip yang baru. Pemusnahan arsip juga merupakan salah satu bentuk penyusutan yang sesungguhnya karena dari program tersebut kekayaan instansi secara fisik maupun informasi berkurang,” terangnya.

Dijelaskannya, pemusnahan arsip merupakan kegiatan yang tidak sederhana dan memerlukan kehati-hatian karena menyangkut penghapusan barang bukti.

“Namun demikian hal tersebut tidak dapat dijadikan alasan untuk tidak melakukan pemusnahan karena memusnahkan arsip adalah kewajiban setiap instansi,” tutupnya.

Pemusnahan arsip sejatinya menjadi tanggung jawab pimpinan Pencipta Arsip atau Kepala Perangkat Daerah.

Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang tidak memiliki nilai guna, telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA, tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

Pada tahun 2023 (sampai dengan Juni 2023) terdapat 6 Perangkat Daerah di lingkup Pemerintah Kota Jambi yang telah melaksanakan proses pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna sesuai retensi arsip dan prosedur yang berlaku yaitu ;

1. Dinas Kesehatan sebanyak 1.393 berkas

2. Satuan Polisi Pamong Praja sebanyak 634 berkas

3. Dinas Tenaga Kerja, Koperasi dan UKM sebanyak 5.394 berkas

4. Kecamatan Telanai Pura sebanyak 796 berkas

5. Kecamatan Pelayangan sebanyak 1.111 berkas

6. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan sebanyak 4.141 berkas.

Melalui program pemusnahan arsip maka jaminan arsip statis akan terseleksi dan selanjuntya dapat dilestarikan sebagai memori organisasi dan warisan budaya bangsa, arsip akan terselamatkan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.

Penulis : Hendra

Penyunting : Abu Bakar